Das Planen von Events wie eine Hochzeit, Konferenz, ein Konzert oder ein Firmenevent, erfordert viel Vorbereitung, Organisation und Kreativität. Schließlich soll die Veranstaltung ein unvergessliches Erlebnis werden. Doch dafür ist ein reibungsloser Ablauf zwingend erforderlich. Daher ist eine sorgfältige Planung, die Auswahl der richtigen Location, die Gestaltung eines ansprechenden Programms und die Koordination von Lieferanten und Dienstleistern nötig. Außerdem müssen Budget, Zeitplan und Zielgruppe berücksichtigt werden. In diesem Text geben wir dir Tipps und Ratschläge für die Organisation eines perfekten Events.
Übersicht
Wann ist die beste Zeit, um mit der Organisation eines Events zu beginnen?
Die beste Zeit, um mit der Organisation eines Events zu beginnen, hängt von dessen Größe und Komplexität ab. Für kleine und einfache Veranstaltungen wie ein Abendessen oder ein Geburtstagsfest kann es ausreichen, ein bis drei Monate im Voraus mit der Planung zu beginnen. Für größere und komplexere Veranstaltungen wie Konferenzen, Messen oder Festivals sind 6 bis 12 Monate Planungszeit keine Seltenheit. Generell gilt: Je größer und komplexer die Veranstaltung werden soll, desto länger ist auch die Vorbereitungszeit.
Grundsätzlich sollte immer möglichst früh mit der Organisation begonnen werden. Dafür empfiehlt sich die Erstellung eines detaillierten Zeitplans.
Der ideale Zeitplan für die Organisation eines Events
6 Monate bis 1 Jahr vor dem Event:
- Datum und Zeit des Events werden bestimmt.
- Hierbei müssen bei Firmenevents Überschneidungen mit anderen wichtigen Ereignissen vermieden werden.
- Das Budget wird bestimmt. Zeitgleich werden von den verschiedenen Dienstleistern und Lieferanten Angebote eingeholt.
- Die Location wird bestimmt und reserviert.
- Das Programm des Events wird festgelegt. Dafür beginnt nun die Suche nach Referenten und Künstlern.
- Bei Firmenveranstaltungen ist jetzt auch die Zeit zur Entwicklung einer Marketingstrategie und Bewerbung des Events gekommen.
- Ein Organisationsteam muss zusammengestellt werden.
3-6 Monate vor dem Event:
- Menü und/oder die Verpflegungsart werden gewählt.
- Das Design der Veranstaltung wird bestimmt.
- Werbeartikel oder Giveaways werden ausgesucht.
- Versicherungen und Genehmigungen für das Event werden überprüft und bei Bedarf noch eingeholt.
1-3 Monate vor dem Event:
- Alle Buchungen und Reservierungen von den Dienstleistern und Lieferanten werden nochmals zur Bestätigung hinterfragt.
- Anmeldungen werden überprüft und bei Bedarf eine Erinnerung verschickt.
- Spezielle Ernährungswünsche und Allergien werden mit der Location/dem Catering abgestimmt.
- Die Sitzordnung wird erstellt.
Am Event Tag:
- Die letzte Kontrolle der Location findet statt: Passt die Sitzordnung, ist überall dekoriert, ist das Personal bereit etc.?
Worauf kommt es bei der Organisation eines Events an?
Bei der Organisation eines Events müssen viele Punkte berücksichtigt werden. Allen voran ist da die Zielgruppe. Schließlich soll die Veranstaltung exakt deren Bedürfnisse und Interessen ansprechen. Nicht weniger wichtig ist das Budget. Dafür muss bereits im Vorfeld ein genauer Budgetrahmen festgelegt werden. Hierbei sind zu beachten:
Wichtige Aspekte bei der Budgetplanung
- Der Veranstaltungsort und die mögliche Raummiete sowie eventuell anfallende Versicherungskosten.
- Die Kosten für das Catering und die Getränke.
- Die Ausgaben für die Dekoration.
- Die Unterhaltung auf dem Event. Soll beispielsweise eine Band spielen oder wird ein DJ bevorzugt. Neben der Geldfrage ist hier auch die Zeitfrage entscheidend. Denn viele Bands und DJs sind bereits Monate im Voraus ausgebucht. Über Plattformen wie Listando kannst du schnell und unkompliziert DJs in Berlin finden, vergleichen und kontaktieren.
- Das Event-Marketing und welche Kanäle zum Einsatz kommen (ausschließlich bei gewerblichen Events).
- Eine Notfallkasse für Unvorhergesehenes. Ideal sind 20 % des möglichen Budgets für unvorhergesehene Ausgaben zur Seite zu legen.
Weitere wichtige Punkte bei der Organisation des perfekten Events
- Die Wahl der richtigen Location ist entscheidend für den Erfolg des Events. Diese muss den Anforderungen des Events entsprechen und zugleich leicht und einfach zu erreichen sein.
- Das Programm sollte ansprechend und zielgruppenrelevant sein und eine gute Balance zwischen Unterhaltung und (bei Firmenevents) informativen Inhalten bieten.
- Bei Firmenevents ist eine effektive Marketingstrategie unerlässlich, damit das Event erfolgreich beworben wird und die gewünschte Zielgruppe erreicht wird.
Das perfekte Event kann kommen
Die Organisation eines perfekten Events erfordert eine gute Organisation. Die Auswahl des richtigen Veranstaltungsorts, die Planung eines ansprechenden Programms, die Koordination von Dienstleistern und Lieferanten und die Entwicklung einer effektiven Marketingstrategie sind nur einige der wichtigen Aspekte, die zu berücksichtigen sind. Letztendlich soll ein unvergessliches Erlebnis geschaffen werden, von dem die Gäste noch lange schwärmen werden.